BeFleet
La gestion complète de votre agence de location de voitures.
Gérez votre flotte de voitures : réservations, contrats et entretien, sans papier.
Comment ça marche
Le déroulé type d'une location
De la réservation en ligne à la restitution du véhicule, chaque étape est enregistrée, tracée et automatisée.
Réservation
Le client réserve en ligne (statut En attente) ou vous la créez au comptoir — elle est alors directement Confirmée. Un e-mail vous alerte à chaque réservation en ligne.
Confirmation
À réception de l'acompte (espèces ou virement), le statut passe à Confirmée et le client est prévenu automatiquement par e-mail.
Départ
État des lieux de départ (kilométrage, carburant, photos, dommages), signature tactile du client, puis validation. Le contrat s'imprime en deux exemplaires.
Pendant la location
Besoin de plus de temps ? Le bouton « Prolonger » recalcule automatiquement le prix si le véhicule est libre à la nouvelle date.
Retour
État des lieux de retour (kilométrage, carburant, photos, nouveaux dommages), puis validation : statut Terminée, points de fidélité crédités automatiquement (1 € = 1 point).
Après
Générez la facture numérotée si le client la demande. Le lendemain, il reçoit automatiquement un e-mail l'invitant à laisser un avis.
Fonctionnalités
Tout ce qu'il faut pour gérer votre agence
01
Site public multilingue
- Accueil : recherche par agence et dates, catégories, véhicules populaires
- Catalogue avec filtres (catégorie, agence, transmission, carburant, prix)
- Fiche véhicule : photos, équipements, avis clients, calendrier de dispo
- Réservation en ligne : plans tarifaires, options, code promo, points fidélité
- Espace client : suivi, annulation, contrat et facture PDF
- Bascule FR/EN, e-mails dans la langue du client, WhatsApp flottant
02
Réservations
- 5 statuts : En attente, Confirmée, En cours, Terminée, Annulée
- Nouvelle réservation au comptoir, client existant ou nouveau
- Prolongation avec recalcul automatique du prix et de la disponibilité
- Paiements : acompte, solde, total — espèces ou virement
- États des lieux départ et retour avec photos (6 max chacun)
03
Contrats & signature
- Signature tactile intégrée directement au contrat
- PDF en double exemplaire : « Exemplaire client » et « Exemplaire agence »
- Récapitulatif financier complet, état des lieux, date de signature
- Copie numérique permanente, régénérée depuis la base à chaque ouverture
- Recherche par référence, client ou plaque
04
Véhicules & entretien
- Fiches complètes : marque, modèle, plaque, tarif/jour, caution, équipements
- Politique kilométrage : illimité ou km/jour inclus + prix du km supplémentaire
- Statuts : Disponible, Maintenance (invisible à la réservation), Hors service
- Suivi vidanges, visites techniques, assurance, vignette avec échéances
05
Planning & tableau de bord
- Vue calendrier de toute la flotte : qui est loué, quand, à qui
- Indicateurs du jour : disponibilité, taux d'occupation, revenus du mois
- Alertes entretien : échéances dépassées ou à moins de 30 jours
- Départs et retours du jour pour préparer la journée
06
Finances
- Revenus et charges multi-devises, taux de change réglable
- Indicateurs par période : revenus, charges, bénéfice, marge
- Graphique revenus vs charges sur 12 mois, répartition par catégorie
- Rentabilité par véhicule, charges récurrentes générées automatiquement
07
Clients, agences & catégories
- Fiche client : historique de location, points de fidélité
- Clients créés au comptoir sans e-mail (aucun envoi automatique)
- Agences : points de retrait/restitution, coordonnées, horaires
- Catégories de véhicules utilisées par les filtres du catalogue
08
Saisons & promotions
- Majoration ou réduction des tarifs en % sur une période donnée
- Chaque journée facturée au tarif de la saison qui la couvre
- Codes promo en % ou montant fixe, avec période et quota d'utilisation
- Ciblage possible sur un client précis (ex. code anniversaire)
09
Fidélité & options
- 1 € dépensé = 1 point, 10 points = 1 € de réduction
- Points crédités à la clôture, utilisables dès la réservation suivante
- Options (extras) : siège bébé, GPS, conducteur additionnel…
- Facturation par jour ou au forfait, proposées dans le tunnel de réservation
10
E-mails automatiques & réglages
- Réservation reçue, confirmée, rappels J-1 départ/retour, demande d'avis, annulation
- Durée min/max, jours autorisés, horaires par agence, frais hors horaires
- Remises automatiques dès 7 / 28 jours, frais d'aller simple par agence
- Export iCal (Google Calendar/Outlook), plans tarifaires FR/EN activables
Pourquoi BeFleet
Une agence pilotée de bout en bout
Réservation 100% en ligne
Vos clients réservent et payent seuls, jour et nuit.
Tout est automatique
Confirmations, rappels et fidélité, sans rien faire.
Contrats en cas de litige
Signature et photos à chaque location, gardées en sécurité.
Vos finances en un coup d'œil
La rentabilité de chaque véhicule, sans calcul manuel.
Questions fréquentes
Les cas les plus courants au comptoir
Un client appelle pour réserver ?
Réservations → Nouvelle réservation → « Nouveau client » (l'e-mail est facultatif). La réservation est créée confirmée, le prix est calculé automatiquement.
Le client veut garder la voiture plus longtemps ?
Fiche réservation → Prolonger → nouvelle date. Le prix et le contrat se mettent à jour, la disponibilité est vérifiée automatiquement.
Comment bloquer un véhicule (panne, entretien) ?
Fiche véhicule → statut « Maintenance » : il disparaît immédiatement de la réservation en ligne.
Comment changer les prix pour l'été ?
Saisons → Nouvelle saison → ex. +20% du 15 juin au 15 septembre. Tout se recalcule automatiquement sur les réservations concernées.
Le client conteste un dommage ?
Ouvrez la réservation : les photos du départ et du retour, l'état des lieux signé et le contrat font foi.
Où voir si je gagne de l'argent sur une voiture ?
Finances → « Rentabilité par véhicule » : revenus, charges et marge par voiture sur la période choisie.